Frais kilométrique en entreprise : quel remboursement ?

Dans de nombreuses entreprises, le personnel s’acquitte de plusieurs obligations. Parmi ces impératifs, vous avez les frais kilométriques. Ils consistent à rembourser un salarié lorsque ce dernier utilise un véhicule à des fins strictement professionnelles. De ce fait, quel est le barème des différents frais kilométriques en entreprise et comment se calcule le remboursement des indemnités liées au déplacement ? Lisez-en plus à ce sujet !

Quel est le barème des frais kilométriques en entreprise ?

En entreprise, lorsque l’employé utilise son véhicule personnel, l’employeur envisage déjà une prise en charge. Raison pour laquelle, les structures peuvent utiliser le barème des frais kilométriques mis en place par l’administration fiscale.

En effet, ce barème s’applique à des remboursements forfaitaires et à des indemnités kilométriques propres aux salariés lors des déplacements. Il est établi sous 03 catégories. Il s’agit du barème applicable aux automobiles, du barème applicable aux cyclomoteurs et du barème applicable aux motocyclettes.

Le barème applicable aux voitures

Lorsque l’employé utilise son véhicule personnel, les indemnités kilométriques peuvent être exonérées des charges sociales. Cette charge est appliquée si et seulement si les justificatifs suivants sont avérés. Ce sont la puissance du véhicule, le mode de transport et le nombre de trajets effectués par mois. Lorsque ces conditions sont réunies, le barème est applicable aux automobiles en faveur du salarié.

De ce fait, si l’on considère d, la distance parcourue par le concerné en kilomètres, vous avez la formule suivante. L’indemnité est trouvée à partir de la distance parcourue d par le taux ajouté d’un forfait le cas échéant. Par exemple, vous avez une voiture de 4 CV. Entre 0 et 5 000 km, vous aurez comme barème à respecter 0,523*d. Si vous êtes compris entre 5 001 et 20 000 km, vous aurez (d*0,294)+1 147. Enfin, si vous êtes au-delà de 20 000 km, vous aurez 0,352*d.

Cette méthode est applicable pour tout type de puissance de véhicule et selon les intervalles kilométriques susmentionnés.

Le barème applicable aux cyclomoteurs

Les cyclomoteurs sont des véhicules motorisés à deux-roues dont la vitesse ne dépasse pas 45 km/h. Comme autre caractéristique, ils sont équipés d’une cylindrée qui ne dépasse pas 50 cm3. Vous pouvez aussi avoir une puissance maximale de 4 kW pour d’autres types de moteurs.

À ce niveau, le barème s’établit en fonction du kilométrage et de la distance parcourue d. En effet, jusqu’à 3 000 km, vous avez la formule d*0,299. Lorsque votre kilométrage se situe entre 3 001 et 6 000 km, vous avez (d*0,07)+458. Enfin, lorsque votre kilométrage va au-delà des 6 000 km, vous avez d*0,162.

Il est important de rappeler qu‘une majoration de 20 % s’applique généralement aux véhicules électriques.

Le barème applicable aux motocyclettes

Les motocyclettes sont les véhicules à 02 roues dont la cylindrée dépasse 50 cm3. Voici le barème des motocyclettes de 01 ou 02 chevaux-vapeur.

Lorsque votre kilométrage ne dépasse pas 3 000 km, vous avez d*0,375. Entre 3 001 et 6 000 km, vous avez (d*0,094) + 845. Pour terminer, au-delà de 6 000 km, vous avez d*0,234. En ce qui concerne les motocyclettes de 3,4 ou 5 CV, vous avez les formules ci-contre. Avant 3 000 km, vous avez la formule d*0,444. Entre 3 001 et 6 000 km, vous avez d*0,087 + 965. Enfin, lorsque votre kilométrage dépasse 6 000 km, vous avez d*0,0261.

Comment est calculé le remboursement des frais de déplacement ?

Les frais de déplacement sont les dépenses effectuées par le salarié lors de ses différents déplacements dans un environnement professionnel. Ils sont généralement remboursés par l’employeur lorsque ce dernier reçoit les pièces justificatives de ces déplacements. En général, il existe plusieurs types de frais de déplacement. Il s’agit notamment des frais liés au trajet domicile-travail, des frais de stationnement et des frais de location de taxi. A noté que la voiture de fonction fait partie des avantages salariaux que vous pouvez négocier dans votre contrat de travail.

Les frais de trajet domicile-travail

Ces frais sont liés au trajet du salarié entre le domicile et son lieu de travail. Autrement dit, le montant se calcule en fonction du trajet effectué et des chevaux vapeurs de son véhicule. Ces frais suivent le barème kilométrique. Par exemple, si le salarié effectue un trajet de 40 km pendant ses 300 jours de travail. Il effectue au total 12 000 km. Soit un montant de 4 675 euros qui va être remboursé au concerné.

Les frais de stationnement

Ils concernent les dépenses à prévoir pour le stationnement du véhicule sur le parking. Par exemple, un salarié se rend sur son lieu de travail et dépense annuellement 700 euros comme frais de déplacement. L’employeur doit rembourser à la hauteur de 50 %, soit 350 euros. Pourtant, le parking lui revient à 500 euros par an. Son employeur lui rembourse ces 500 euros et 350 euros sont exonérés des contributions sociales.

Les frais de véhicule de location ou de taxi pendant le travail

Ces frais se calculent en fonction du véhicule loué pour effectuer les déplacements. En général, le prix de location du véhicule inclut le prix du trajet et le barème des indemnités kilométriques. Par exemple, si vous effectuez un trajet de 4 000 km, vous aurez un tarif de 2 092 euros. En tenant compte du barème kilométrique et du fait que le véhicule soit de 04 chevaux vapeurs.

Tout savoir sur le leasing en entreprise.

En fin de compte, les employés peuvent bénéficier des frais kilométriques lorsqu’ils utilisent leurs véhicules personnels. La méthode de calcul de ces frais s’applique soit avec le barème kilométrique, soit avec les frais réels. Cependant, tous ces différents frais varient en fonction des années. Par conséquent, il faut bien vérifier le taux appliqué durant cette nouvelle année ainsi que son prix forfaitaire.