La question du temps de trajet lors des déplacements professionnels constitue un enjeu majeur pour les entreprises et leurs collaborateurs. Une étude de l’ANDRH révélait en 2023 que 37% des entreprises françaises ne disposent pas d’une politique claire concernant la gestion du temps lors des missions professionnelles. Ce guide vous présente l’ensemble des règles applicables et les bonnes pratiques à mettre en œuvre.
Cadre légal : déplacement professionnel et temps de travail effectif
Le cadre juridique qui régit les déplacements professionnels repose essentiellement sur le Code du travail et la jurisprudence de la Cour de cassation.
La définition légale du temps de travail
L’article L.3121-1 du Code du travail définit le temps de travail effectif comme “le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur, se conformant à ses directives, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles”.
Pour qu’un temps de trajet soit considéré comme du temps de travail effectif, trois conditions cumulatives doivent être réunies :
- Le salarié doit être à la disposition de son employeur
- Il doit se conformer à ses directives
- Il ne peut pas vaquer librement à ses occupations personnelles
Distinction fondamentale : trajet habituel vs déplacement professionnel
Il est crucial de distinguer deux situations différentes :
| Type de trajet | Statut légal | Compensation |
|---|---|---|
| Trajet domicile-travail habituel | Hors temps de travail effectif | Aucune (sauf remboursement partiel des frais de transport) |
| Déplacement professionnel (temps excédant le trajet habituel) | Hors temps de travail effectif | Contrepartie obligatoire (repos ou financière) |
| Trajet lors d’une astreinte | Temps de travail effectif | Rémunération normale |
Selon l’article L.3121-4 du Code du travail, le temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel n’est pas considéré comme du temps de travail effectif. Cette position s’explique par le fait que chaque salarié choisit librement son lieu de résidence.
Jurisprudence récente et évolutions
Un arrêt de la Cour de cassation du 13 mars 2024 apporte des précisions importantes : le simple fait d’être joignable pendant un temps de voyage ne suffit pas à caractériser un temps de travail effectif. Cette jurisprudence récente doit être prise en compte dans l’élaboration des politiques de déplacement des entreprises.
La compensation obligatoire des déplacements professionnels
Lorsqu’un salarié effectue un déplacement professionnel dont le temps de trajet dépasse son temps habituel de trajet domicile-travail, une contrepartie obligatoire doit être versée par l’employeur.
Les deux formes de compensation possibles
Cette contrepartie peut prendre deux formes distinctes :
- Une compensation sous forme de repos compensateur
- Une indemnité de déplacement (compensation financière)
Les modalités précises de cette contrepartie sont déterminées par la convention collective, l’accord collectif d’entreprise ou, à défaut, par l’employeur après consultation du Comité Social et Économique (CSE) s’il existe.
Un point important à retenir
La part du temps de déplacement professionnel qui coïncide avec l’horaire habituel de travail n’entraîne aucune perte de salaire pour le collaborateur concerné.
Distinction avec les heures supplémentaires
La contrepartie financière versée ne doit pas être confondue avec le paiement d’heures supplémentaires. Il s’agit de deux dispositifs distincts :
- La contrepartie compense le temps de trajet inhabituel
- Les heures supplémentaires rémunèrent un dépassement de la durée légale du travail
Si lors d’un déplacement professionnel, le salarié effectue plus d’heures que celles prévues dans son contrat, ces heures supplémentaires doivent être comptabilisées et rémunérées séparément.
Cas particuliers et situations spécifiques de déplacement
Plusieurs situations particulières méritent une attention spécifique dans l’application des règles relatives au temps de trajet.
Les salariés itinérants : un régime particulier
Pour les salariés itinérants, la jurisprudence de novembre 2022 de la Cour de cassation a établi que le trajet entre le domicile et les sites des premiers et derniers clients peut être considéré comme du temps de travail effectif sous certaines conditions.
Ce régime spécifique s’applique notamment aux :
- Commerciaux en déplacement constant
- Techniciens de maintenance itinérants
- Consultants intervenant sur plusieurs sites clients
Les voyages d’affaires et leur qualification
Les voyages d’affaires constituent un autre cas spécifique :
- La durée mobilisée pour se rendre jusqu’au lieu de destination peut être assimilée à du temps de travail effectif dans certaines circonstances
- Le temps passé à l’hôtel ou celui consacré aux repas n’est généralement pas considéré comme tel
Typologie des déplacements professionnels
Les déplacements professionnels peuvent prendre diverses formes :
- Visite d’un chantier ou d’un site distant
- Démarchage commercial auprès de prospects
- Participation à un séminaire d’entreprise
- Formation imposée par l’organisation
- Rendez-vous client sur son site
Choix du moyen de transport
L’employeur dispose d’une prérogative importante mais non absolue concernant le mode de transport :
- Il peut déterminer le moyen de transport à utiliser
- Ce choix doit être compatible avec l’état de santé du salarié
- Un employeur ne peut pas obliger un collaborateur à utiliser son véhicule personnel sans son accord explicite
Aspects pratiques et recommandations pour les entreprises
Pour une gestion optimale des déplacements professionnels, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en œuvre.
Élaborer une politique claire de déplacement
Il est recommandé de formaliser une politique de déplacement détaillée qui doit préciser :
- Les modalités de comptabilisation du temps de trajet
- Le calcul et les formes de la contrepartie obligatoire
- Les procédures de validation et de remboursement des frais
- Les règles spécifiques selon les destinations (nationales/internationales)
- Les seuils de déclenchement des compensations
Gestion des infractions au code de la route
Un point souvent négligé concerne la responsabilité en cas d’infraction :
- Un salarié reste personnellement responsable des infractions commises au volant pendant ses déplacements professionnels
- Si l’employeur choisit de prendre en charge les amendes, cela constituera un avantage en nature soumis à cotisations sociales
- La politique de déplacement doit clarifier ce point pour éviter tout litige
Frais liés aux déplacements professionnels
Plusieurs aspects financiers doivent être précisés :
- Si un collaborateur utilise son véhicule personnel et que cela entraîne un surcoût de prime d’assurance, ce coût doit être pris en charge par l’employeur
- Les frais d’assurance liés aux déplacements professionnels sont généralement inclus dans le montant des indemnités kilométriques versées
- Un barème clair des frais remboursables doit être établi (hôtel, repas, transport)
Documentation et transparence
Il est vivement conseillé de :
- Documenter clairement toutes les directives concernant les déplacements professionnels dans le règlement intérieur de l’entreprise ou dans une charte spécifique
- Informer régulièrement les collaborateurs des règles applicables
- Mettre en place un système efficace de suivi des temps de déplacement
Les obligations spécifiques de l’employeur
En matière de déplacements professionnels, l’employeur est soumis à plusieurs obligations.
Obligation de sécurité
L’employeur doit :
- S’assurer que les conditions de déplacement ne mettent pas en danger le salarié
- Tenir compte des contraintes personnelles (état de santé, situation familiale)
- Vérifier la conformité des moyens de transport utilisés
Obligation d’information préalable
Avant tout déplacement professionnel, l’employeur doit informer le salarié :
- De la destination et de la durée prévisible
- Des conditions particulières du déplacement
- Des modalités de compensation applicables
Obligation de prise en charge des frais en déplacement pro
L’employeur doit assumer l’intégralité des frais occasionnés par le déplacement professionnel :
- Frais de transport
- Frais d’hébergement
- Frais de restauration
- Frais annexes nécessaires à la mission