Facture : comment gérer sa facture ?
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Facture : comment gérer sa facture ?

Afin de contribuer au sérieux et à l’épanouissement de tout travail commercial, il faut établir des règles et une documentation à respecter, une facturation est obligatoire pour définir les prestations commerciales et les gérer.

Définition d’une facture

Une facture est un document de comptabilité qui représente un échange (vente, achat, service) effectué entre le créancier (vendeur, fournisseur) et un client (débiteur).

Le document doit obligatoirement présenter le terme facture pour être considéré comme telle. La facture contient toutes les informations nécessaires au client comme au fournisseur.

On distingue deux types de facture :

  • Facture proforma : cette facture est établie au moment même de l’échange, elle est pratique et rapide.
  • Facture définitive : c’est la facture la plus réalisée, elle s’établie au moment de la réception du bien ou après le premier essai.

Réalisation d’une facture

  • Moment de réalisation : l’établissement d’une facture dépend du créancier ou du débiteur. Ce dernier peut faire le choix d’être facteur au moment de l’achat ou bien à la livraison.
  • Les informations : la facture doit contenir toutes les informations nécessaires relatives au client comme au fournisseur : les informations personnelles (nom, prénom, numéro de téléphone, l’adresse), la date d’émission, la date de prestation, le montant du bien, le numéro de la facture, le numéro de TVA, les taux et montant de TVA…
  • Choisir un support : le support de la facture peut être en papier ou bien en forme de facture électronique.
  • Le logiciel : le logiciel de réalisation de facture doit être certifié par un organisme d’état, conforme aux conditions légales, sécurisé et qui assure un archivage des données.
  • Conservation : une facture établie doit obligatoirement être conservée, en minimum deux copies pour chaque partie de l’échange. La durée de conservation diffère : 5 ans pour le créancier, 10 ans au niveau constable et minimum 6 ans à l’établissement fiscal.

Gérer sa facture

La gestion des factures peut devenir pesante pour les petites ou grandes entreprises et ralentir considérablement leurs rythmes de travail.

En quelques étapes, voici quelques techniques pour gérer ses factures :

  • L’organisation : classement des factures, rangement et archivage. Ces trois étapes faciliteront la gestion des factures.
  • Conditions claires : les condition de l’échange entre client et fournisseurs doivent être claires et définies.
  • Limites des services : certains fournisseurs offrent des prestations gratuites, mais pour qui doivent être limitées.
  • Garanties des clients : malgré la crédibilité du document de facturation, le fournisseur doit s’assurer de la garantie de ses clients par le contrôle d’antécédents.
  • Délimitation du temps de paiement : pour pouvoir gérer toutes les factures d’un commerce, le temps de paiement est délimité, afin de ne pas tomber en surcharge.

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